Où part la marge de votre officine ?

C'est la phrase que nous entendons le plus souvent en arrivant dans une officine : « je travaille plus qu'avant, et il reste moins ». Elle est presque toujours exacte. Et elle n'est presque jamais due à une seule cause.

Voici la méthode que nous appliquons pour trouver où l'écart se creuse. Elle ne demande aucun outil que vous n'avez pas déjà.

Votre logiciel ne vous montre pas votre marge

Il vous montre votre chiffre d'affaires, et une marge théorique calculée sur vos prix d'achat catalogue. Entre les deux, il y a tout ce qui fait réellement votre résultat : les remises obtenues, les remises non obtenues, les conditions négociées il y a quatre ans et jamais revues, le stock qui dort, les périmés, les ristournes de fin d'année comptabilisées ailleurs.

C'est pour cela qu'une officine peut afficher une belle progression de chiffre d'affaires et voir sa trésorerie se tendre. Les deux chiffres ne mesurent pas la même chose, et seul le second paie les salaires.

Première question à se poser, donc : savez-vous ce que vous gagne réellement chaque famille de produits, remises incluses ? Si la réponse est non, ce n'est pas un défaut de gestion. C'est que rien, dans votre outil quotidien, n'est conçu pour vous le dire.

Cette question n'est pas seulement comptable. Le jour où une offre de rachat arrive, c'est elle qui décide si vous négociez ou si vous acceptez : nous l'avons développé dans rachat des pharmacies indépendantes.

Regarder famille par famille, pas globalement

Une marge globale est une moyenne, et une moyenne cache toujours ses extrêmes. Nous reprenons donc les douze derniers mois, découpés par famille de produits, et nous regardons quatre choses pour chacune :

• la marge réelle après remises, et non la marge catalogue ;
• la rotation : combien de fois la famille tourne dans l'année ;
• le capital immobilisé : ce que le stock de cette famille vous coûte à rester sur l'étagère ;
• la place occupée, au comptoir comme à l'arrière.

Le croisement de ces quatre colonnes fait apparaître des choses qu'aucune d'entre elles ne montre seule. Une famille à faible marge qui tourne très vite peut être excellente. Une famille à forte marge qui ne tourne pas est un placement mort. Et il existe presque toujours une ou deux familles qui occupent beaucoup de place, immobilisent du capital, et ne rapportent rien.

Les trois endroits où l'argent se perd le plus discrètement

En officine, la perte est rarement spectaculaire. Elle est lente, régulière, et personne ne la signale.

Les conditions d'achat qui n'ont pas bougé. Le marché évolue, les volumes de votre officine évoluent, vos conditions restent celles du jour où vous les avez négociées. C'est le poste où nous voyons les gains les plus rapides, parce qu'il ne demande ni réorganisation ni effort d'équipe : seulement une conversation, préparée avec les bons chiffres en main.

Le stock dormant. Il ne fait pas de bruit, il ne déclenche aucune alerte, et il consomme votre trésorerie en permanence. La question utile n'est pas « combien vaut mon stock ? » mais « quelle part de mon stock n'a pas bougé depuis six mois, et combien cet argent me coûte-t-il à rester là ? ».

Les périmés. Ce sont des ruptures de process, pas de la malchance. Un taux de périmés élevé raconte toujours quelque chose d'autre : des niveaux de commande mal réglés, une rotation mal comprise, ou un rangement qui ne permet pas de voir les dates.

Ce que nous ne faisons pas

Nous n'arrivons pas avec une liste de produits à pousser. La tentation, quand on regarde des marges, est de conclure « vendez plus de parapharmacie ». Le conseil que l'on trouve dans tous les articles sur le sujet. Il est parfois juste. Il est souvent hors de propos, parce qu'il suppose une patientèle, un emplacement et une équipe qui ne sont pas les vôtres.

Nous ne recommandons pas non plus de couper dans les coûts en premier. Une officine qui va mal a généralement déjà coupé tout ce qui était facile à couper, et la suite touche à ce qui fait tourner le comptoir.

Ce que nous cherchons, c'est l'écart entre ce que votre officine gagne et ce qu'elle pourrait gagner à activité identique. C'est presque toujours là que se trouve le premier chantier, et c'est celui qui ne demande ni investissement ni recrutement. Ni logiciel, d'ailleurs : ce que peut faire un outil et ce qu'il ne fera jamais, nous l'avons détaillé dans l'IA en officine. Et si ce qui manque n'est pas de la méthode mais une paire de bras pour tenir le planning, cela se règle par le remplacement en pharmacie, avant tout le reste.

Par où commencer, seul

Trois choses, faisables ce mois-ci :

1. Sortez votre chiffre d'affaires et votre marge par famille sur douze mois. Tous les logiciels officinaux le permettent, même si le chemin n'est pas évident. C'est la base de tout le reste.
2. Listez vos références qui n'ont pas bougé depuis six mois, et faites la somme de ce qu'elles représentent en valeur d'achat. Le montant surprend presque toujours.
3. Ressortez vos conditions d'achat et notez leur date de dernière révision. Si elle a plus de deux ans, c'est votre premier rendez-vous à prendre.

Ces trois éléments ne réglent rien à eux seuls. Mais ils transforment une impression, « il reste moins », en un constat chiffré, et un constat chiffré est la seule chose sur laquelle on peut décider.

Un mot sur le titre de cette section, cependant. Faire ces trois choses seul est possible ; les tenir seul dans la durée l'est beaucoup moins, et ce n'est pas une question de volonté. C'est le sujet de notre article sur l'isolement du pharmacien titulaire.

Si vous voulez que nous les regardions avec vous, c'est exactement ce que fait le diagnostic officinal : une heure trente dans votre officine, vos chiffres sous les yeux, et un rapport écrit qui hiérarchise les chantiers par gain attendu. Il est offert, et le rapport vous appartient.